Facture impayée : comment réussir sa relance ?

Tout professionnel peut être confronté à un retard de paiement de la part de ses clients. Aussi, il est essentiel de s’organiser en amont. Pour ce faire, il convient de savoir quand et comment faire sa relance. Il sera par exemple possible d’envoyer une lettre de relance pour facture impayée, mais pas seulement. Voyons comment bien réussir cette relance client pour que votre entreprise ne se retrouve pas lésée financièrement.

L’importance de la relance de facture impayée

Le bon développement d’une entreprise dépend de plusieurs enjeux, et parmi ceux-là, la gestion de sa trésorerie. Or, cette dernière peut être menacée si un ou des clients accusent des retards de paiement. Il est donc essentiel de pouvoir les relancer rapidement et efficacement pour régler les éventuels impayés. On conseille même de prévoir en amont un système de relance de facture impayée afin de pouvoir avertir rapidement son ou ses clients en cas de retard. Au mieux et au plus tôt celui-ci est prévenu, au plus tôt il pourra procéder à son paiement.

À l’inverse, organiser sa gestion de relance des impayés une fois face au problème n’est pas l’idéal. Votre entreprise risque de gérer ses relances dans la panique, de manquer d’organisation et dégrader ses relations avec ses clients. Cette relance est donc plus fastidieuse si elle n’est pas déjà prévue en amont.

De manière générale, anticiper la gestion de vos relances de factures impayées limitera les risques de retards de paiement. Un client averti rapidement sera en effet bien moins susceptible de régler votre prochaine facture en retard. Bien gérer les relances des impayés contribue grandement à éviter les problèmes de trésorerie.

Les étapes clés d’une relance de facture impayée

Afin de relancer un client en défaut de paiement, il convient toutefois de suivre plusieurs étapes. Qui dit retard de paiement ne dit pas systématiquement client malhonnête. Le retard peut tout simplement venir d’un oubli, ou d’un cas de force majeure du côté de votre client. Voyons d’abord les délais en vigueur pour effectuer une relance de facture impayée, puis les différents moyens d’y procéder.

Quand entamer une relance de facture impayée ?

L’article L 441-6 du code de commerce indique un délai maximal de 30 jours entre la réception du bien ou du service et le paiement par le client. Il est donc en théorie possible d’envisager l’envoi d’une lettre de relance pour facture impayée à partir de 30 jours.
Cependant, on distingue certains cas spécifiques :
Votre client et votre entreprise peuvent ensemble convenir d’un délai maximal plus long pouvant aller jusqu’à 60 jours à partir de la date d’émission de la facture. Ce délai peut être un peu moindre, à 45 jours post-facture. S’il vous est difficile de vous mettre d’accord sur ce délai, vous pourrez envisager une médiation entre partenaires commerciaux. Celle-ci permet de trouver un terrain d’entente entre fournisseurs et prestataires, par exemple.

Par ailleurs, si vos factures sont établies de manière périodique, le délai légal avant une relance n’est pas de 30 mais de 45 jours. En revanche, si la deadline du paiement tombe un jour non-ouvré (ex : weekend, jour férié), c’est à votre client d’anticiper pour que le paiement arrive avant cette date.

Enfin, les établissements publics de santé disposent d’un délai plus long pour le règlement de leurs factures. Il est de 50 jours.

Vous pouvez ainsi faire parvenir une lettre de relance facture impayée (1^ère relance) en l’absence de paiement de votre client et une fois ce délai minimal échu.

Comment entamer une relance de facture impayée

Le but de la relance est bien sûr que le client vous paye votre dû, mais ne doit pas envenimer vos relations commerciales pour autant. Vous pourrez donc opter, dans un premier temps, par un simple mail de relance ou appel téléphonique.

Par mail

Il s’agira d’un simple e-mail de rappel afin d’avertir votre client de son retard. Un impayé résulte souvent d’un oubli, et un court mail peut alors suffire à régler le problème et être payé rapidement. Pensez à indiquer dans l’objet de votre message « relance de facture impayée ». Précisez ensuite dans le message la date du paiement et n’hésitez pas à y joindre la facture correspondante.
Votre interlocuteur aura alors toutes les informations nécessaires pour procéder au paiement en retard.

Par téléphone

Ce mode de rappel est plutôt à utiliser après un premier mail sans réponse ou sans paiement effectif. Nous vous conseillons de laisser s’écouler quelques jours, voire une semaine après l’envoi du mail de relance pour appeler le client. Une relance téléphonique est plus directe qu’un mail, car étant de vive voix. Aussi, elle est plus courante pour une seconde relance et vous permettra de vous référer au mail préalablement envoyé.

Par courrier

Si ni mail ni appel n’ont abouti au paiement dû, alors il vous faudra rédiger une lettre de relance pour facture impayée. Il en existe en tout trois, chacune correspondant à une relance.

Elles devront toutes mentionner la date et l’objet de ladite relance, le numéro de la facture concernée et la date à laquelle le paiement était dû. Veillez aussi à y ajouter une copie de la facture et mentionner explicitement la demande de règlement de l’impayé.

Votre créance n’est toujours pas réglée 15 jours après l’envoi de ce premier courrier ? Vous pouvez parfaitement envoyer une lettre de relance de facture impayée en 2ème relance. Précisez-y les références du premier courrier et une formule type « Nous constatons que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel ». Cette seconde lettre devra préciser qu’en l’absence de paiement, il vous faudra recourir à un mandataire de recouvrement.

Enfin, si malgré ce second courrier, vous n’avez toujours pas reçu le paiement demandé, il faudra passer à la mise en demeure. Cette lettre de relance pour facture impayée est la 3^ème et dernière relance en la matière. Elle produit des effets juridiques et exige un paiement sous 8 ou 15 jours. Pour être valide, elle devra comporter plusieurs mentions obligatoires.

Que faire si les relances de factures impayées ne sont pas concluantes ?

Deux grandes solutions s’offrent à vous : l’une à l’amiable, l’autre plus conflictuelle.

La médiation

Si malgré plusieurs relances, le client ne vous paye pas votre dû, il reste encore possible d’entamer une procédure à l’amiable. En effet, se lancer dans un contentieux est chronophage et risque de sérieusement dégrader vos relations commerciales avec le client concerné. Aussi, la solution de la médiation permet d’établir un dialogue concernant ce problème d’impayé. Un médiateur d’entreprise intervient alors pour vous accompagner, vous et votre client, vers un accord et mettre fin au problème d’impayé.

L’assignation

Cette procédure consiste à intenter un procès envers votre client en défaut de paiement. L’assignation nécessite de faire appel à un avocat et de passer devant un tribunal pour réclamer votre dû devant la justice.

Vous déposerez alors une ordonnance d’injonction de payer. Si elle est simple à déposer, elle peut vite se complexifier si votre client, le débiteur, fait opposition. De plus, la nécessité d’un avocat rend l’assignation bien moins pertinente pour de petites créances. Une solution à l’amiable via un médiateur d’entreprise s’avère moins coûteuse, moins longue et moins éprouvante.