Quels documents préparer avant une médiation en entreprise ?
La médiation en entreprise gagne en efficacité lorsque les participants arrivent avec des documents précis et bien organisés. Ces éléments facilitent la compréhension du différend, de son contexte et de ses enjeux. Une préparation soignée peut réduire les délais de traitement, sécuriser le processus et augmenter les chances de parvenir à un accord durable.
Pourquoi rassembler des documents en amont d’une médiation en entreprise ?
La médiation en entreprise repose sur un partage d’informations complet, clair et accessible à chacun. Des documents préparés en amont permettent au médiateur d’appréhender le conflit dans sa temporalité, d’en mesurer les conséquences et d’orienter les échanges vers des solutions concrètes.
Cette préparation a aussi une valeur psychologique et stratégique : elle oblige chaque partie à clarifier ses attentes, ses besoins et ses limites, favorisant un dialogue plus apaisé et orienté vers la résolution.
Documents relatifs au cadre contractuel et organisationnel
Avant toute séance, il est nécessaire de rassembler les documents définissant la relation de travail ou de collaboration concernée. Ils permettent de rappeler les obligations de chacun, non pour alimenter un débat juridique, mais pour déterminer les objectifs des échanges.
Parmi les documents à fournir :
- Contrat de travail, avenants, contrats de prestation ou lettres de mission.
- Règlement intérieur, chartes (éthique, télétravail, usage numérique, prévention des risques).
- Fiches de poste, organigrammes, descriptions de responsabilités.
Ces pièces offrent au médiateur une vision claire du cadre nécessaire à une médiation en entreprise équilibrée.
Chronologie des faits et présentation du conflit
Un document résumant la chronologie précise des évènements est aussi recommandé. Il permet de sortir d’un récit émotionnel pour revenir à des faits datés.
Il est utile de préparer :
- Une frise ou liste chronologique regroupant réunions, incidents, décisions, changements ou alertes.
- Une description synthétique du différend : origine du problème, personnes impliquées, conséquences observées (performance, climat social, santé, etc.).
L’objectif n’est pas de convaincre, mais d’aider le médiateur à comprendre la dynamique du conflit.
Échanges écrits entre les parties
Les échanges écrits témoignent de la manière dont le différend s’est manifesté. Ils peuvent révéler malentendus, tensions ou tentatives de résolution.
Documents pertinents :
- Courriels, lettres, messages internes.
- Comptes rendus de réunions ou d’entretiens (annuels, disciplinaires).
- Rapports d’incidents, alertes RH, notes internes.
Il est recommandé de sélectionner les éléments les plus représentatifs afin de garder un dossier lisible.
Démarches avant la médiation en entreprise
Dans certains cas, la médiation en entreprise intervient après d’autres initiatives. Les documenter aide le médiateur à comprendre ce qui a été tenté.
À rassembler :
- Courriers ou signalements adressés à la hiérarchie, aux RH, au CSE, à un référent.
- Réponses de l’entreprise ou de la direction.
- Éventuels rapports d’enquête interne, avis du CSE, interventions de la médecine du travail ou des services de prévention.
Documents liés aux impacts du conflit
Pour appréhender les enjeux réels, des éléments démontrant les impacts du conflit peuvent être fournis, sans en exagérer l’importance.
Parmi les documents utiles :
- Arrêts de travail, certificats médicaux (en préservant la confidentialité).
- Indicateurs : baisse de productivité, retard dans les projets, turnover.
- Résultats d’enquêtes internes sur le climat social ou la QVT.
Ils aident le médiateur à saisir les conséquences du conflit sur les personnes et sur l’organisation.
Attentes, besoins et pistes de solutions
Un dossier de médiation doit aussi préparer l’avenir. Chaque partie a intérêt à formuler par écrit ses besoins et ses attentes.
Ce document peut comprendre :
- Les besoins essentiels (clarification des rôles, reconnaissance, engagements sur le comportement, rééquilibrage de la charge de travail).
- Les limites non négociables.
- Des propositions de solutions : ajustements organisationnels, accompagnement managérial, formation, espaces de régulation.
Cette préparation rend la recherche d’accords plus fluide et pragmatique.
Informations pratiques et coordonnées
Pour assurer une médiation fluide, certains éléments logistiques doivent être transmis :
- Coordonnées des participants et de leurs éventuels représentants.
- Disponibilités prévisionnelles.
Ces aspects facilitent l’organisation.
Confidentialité et gestion des données
Avant toute transmission, il convient de réfléchir à la confidentialité des documents. Même si la médiation est protégée par un devoir de réserve, certaines précautions restent nécessaires.
- Anonymiser les données personnelles de tiers non concernés.
- Limiter le dossier aux informations réellement utiles.
- Vérifier la conformité avec les règles internes, la politique informatique ou le RGPD.
Le médiateur peut également préciser les modalités de conservation des documents.
Structurer le dossier pour le médiateur
Un dossier clair facilite la préparation du médiateur et rend les séances plus efficaces.
Une organisation possible :
- Partie 1 : Présentation des parties et contexte.
- Partie 2 : Chronologie et description du conflit.
- Partie 3 : Échanges écrits et démarches antérieures.
- Partie 4 : Impacts du conflit.
- Partie 5 : Attentes, besoins et propositions.
Cette structure simple renforce la qualité du processus.
Conclusion
En préparant ces documents, les participants créent les conditions d’un dialogue apaisé et efficace, permettant à la médiation en entreprise de dépasser la simple résolution d’un conflit et de renforcer durablement les relations de travail.
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